Sygnaliści

§ 1
Postanowienia ogólne, podstawa prawna

1. Procedura zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami (dalej: Procedura), obowiązująca w Mextra sp. z o.o. została przyjęta przez rektora w poczuciu odpowiedzialności za przestrzeganie prawa, relacje wewnętrzne oraz dbałość o poszanowanie przepisów prawa powszechnie, standardów etycznych oraz regulacji wewnętrznych, przyjętych w Mextra sp. z o.o.

2. Procedura wprowadza skuteczne, poufne i bezpieczne kanały dokonywania zgłoszeń oraz zapewnia Sygnalistom - osobom zgłaszającym naruszenia skuteczną ochronę przed działaniami odwetowymi, działaniami o charakterze represyjnym, które mogą być następstwem wysłania zgłoszenia.

3. Niniejsza Procedura została sporządzona w oparciu o postanowienia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ( Dz.U. L. 305/17) oraz Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928)

4. Niniejsza Procedura określa zasady procedowania w stosunku do zgłoszeń wewnętrznych.

5. Zasady procedowania w stosunku do zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego określają przepisy prawa powszechnie obowiązującego opisane w ustawie wymienionej w puncie 3 tego paragrafu

6. Celem Procedury jest zachęcenie wszystkich Sygnalistów do zgłaszania na gruncie niniejszej procedury, bez obawy lub ryzyka doświadczenia późniejszych represji, dyskryminacji lub niekorzystnych skutków, swoich wątpliwości dotyczących naruszeń prawa, standardów etycznych oraz regulacji wewnętrznych wynikających z kultury organizacyjnej przyjętej w naszej spółce.

§ 2
Zakres i zasady stosowania procedury

1. Niniejsza Procedura została przyjęta przez Mextra sp. z o. o. w celu dbałości o poszanowanie interesu publicznego, przepisów prawa oraz ochrony osób zgłaszających informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą lub współpracą lub też podczas procesu rekrutacji i selekcji.

2. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania informacji o naruszeniach prawa oraz nieprawidłowościach (niedozwolonych zachowaniach, czynach, zaniechaniach) zauważonych przez Sygnalistów oraz zakres i przesłanki udzielania im ochrony oraz reguluje:

   1. warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;

   2. środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;

   3. zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;

   4. zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;

   5. zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa.

3. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa zauważone w Mextra sp. z o. o. dotyczące:

   1. korupcji;

   2. zamówień publicznych;

   3. usług, produktów i rynków finansowych;

   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

   6. bezpieczeństwa transportu;

   7. ochrony środowiska;

   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

   11. zdrowia publicznego;

   12. ochrony konsumentów;

   13. ochrony prywatności i danych osobowych;

   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela

4. Procedura nie służy do zgłaszania ogólnych problemów związanych z wykonywaną pracą i niestanowiących Naruszeń, oraz naruszeń w obszarze prawa pracy. Powyższe kwestie należy rozwiązywać w ramach istniejących relacji służbowych, bądź innych, dedykowanych do tych celów regulacji wewnętrznych Spółki.

§ 3
Definicje i słowniczek

1. Komórka ds. Zgłoszeń Naruszeń – rozumie się przez to osobę (y) odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa.

2. Spółka której wskazano naruszenie – rozumie się przez to która jest jednocześnie administratorem danych osobowych wpływających zgłoszeń - Mextra sp. z o.o.

3. Komisja ds. Rozpatrywania Naruszeń – rozumie się przez to zespół prowadzący postępowania wyjaśniające dotyczące naruszeń, powoływany w ramach Mextra sp. z o.o. i składający się z osób wyznaczonych przez Zarząd Spółki, której Zgłoszenie dotyczy. Komisja będzie zmienna i formowana z praktyków, którzy znają się na specyfice prawa, które było naruszone.

4. Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

   1. pracownik;

   2. pracownik tymczasowy;

   3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

   4. przedsiębiorca;

   5. prokurent;

   6. akcjonariusz lub wspólnik;

   7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

   8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

   9. stażysta;

   10. wolontariusz;

   11. praktykant;

   12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz.U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);

5. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

6. Status sygnalisty

   1. Status sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do decyzji, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze lub wskazany przedmiot naruszenia nie jest zgodny ze wskazanym w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928) oraz w § 2 pkt 3 przykładom związanym z naruszeniem prawa.

   2. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, któremu uprzednio nadano status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

7. Działanie następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

8. Działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

9. Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

10. Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

11. Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

12. Procedurze – rozumie się przez to niniejszy dokument pn. Procedura zgłaszania naruszeń i zasady ochrony sygnalistów w Mextra Sp. z o.o. .

13. Zarządzie – rozumie się przez to zarząd Mextra Sp. z o.o. , której dotyczy zgłoszenie.

14. Zgłoszenie – przekazanie Komórce ds. zgłoszeń naruszeń na temat naruszenia.

15. Organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmiot wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych.

16. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.

17. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.

18. Osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

19. Podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć podmiot prywatny lub podmiot publiczny a w szczególności Mextra sp. z o.o.

20. Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

21. Zgłoszenie – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie.

22. Zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa.

23. Zgłoszeniu zewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

§ 4
Adresaci

1. Zgłoszeń mogą dokonywać w szczególności pracownicy naszej spółki, w tym członkowie Zarządu, kandydaci do pracy, byli pracownicy jak również wszystkie osoby wymienione w § 3 pkt 4, zgodnie z specyfiką działalności Mextra sp. z o.o.

§ 5
Tryb składania zgłoszeń

1. Kanały przyjmowania zgłoszeń w Mextra sp. z o.o. zostały zaprojektowane w taki sposób, by zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty/sygnalistów i osoby/osób trzeciej/trzecich wymienionych w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym i nieuprawnionym.

2. Postępowanie w sprawie wyjaśnienia zgłoszonego naruszenia jest prowadzone z zachowaniem należytej staranności i w zgodzie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi, polityką bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Mextra sp. z o.o..

3. Sygnalista jest uprawniony dokonywać Zgłoszeń za pomocą:

   1. kanału wewnętrznego,

   2. kanału zewnętrznego – na zasadach wynikających z Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa,

   3. ujawnienia publicznego – na zasadach wynikających z Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

4. W przypadku, w którym Naruszenie może zostać skutecznie rozstrzygnięte wewnątrz Spółki, zgłaszanie Naruszeń w pierwszej kolejności dokonywane powinno być za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń.

5. Sygnalista może zgłosić Naruszenie pisemnie lub ustnie:

   1. na adres e-mail: sygnalista@mextra.pl

   2. telefonicznie pod numerem telefonu 730 800 378. za pośrednictwem nie nagrywanej linii telefonicznej w godzinach 8.30 -16.30 w dni robocze co będzie dokumentowane w formie protokołu sporządzonego przez pracownika Komórki ds. zgłoszeń naruszeń z w formie protokołu z rozmowy.

6. Podmioty i osoby wskazane w § 3 niniejszej procedurypowyżej mają obowiązek zapewnienia poufności treści zgłoszenia oraz tożsamości Sygnalisty w ścisłej tajemnicy. Dotyczy to również przypadku, kiedy przekazana informacja nie będzie stanowiła Zgłoszenia w rozumieniu Procedury.

7. Zgłoszenie naruszenia powinno określać:

   1. imię i nazwisko Sygnalisty,

   2. stanowisko pracy Sygnalisty lub sposób współpracy z naszą spółką,

   3. opis naruszenia,

   4. wskazanie dowodów (które już Sygnalista posiada lub opis, w jaki sposób można dowody pozyskać),

   5. sposób kontaktu Komórki z naszą spółką.

8. W przypadku zgłoszenia anonimowego Komórka ds. zgłoszeń naruszeń podejmuje również działania następcze

9. Komórka ds. zgłoszeń naruszeń w terminie 7 dni od dnia doręczenia Zgłoszenia potwierdza Sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia. Powyższe nie znajduje zastosowania, jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia, przesłanie potwierdzenia może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby lub zgłoszenie jest anonimowe.

10. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego Komórka ds. Zgłoszeń Naruszeń lub Komisja ds. Rozpatrywania Naruszeń (w przypadku jej powołania) mogą się zgłosić do osób zaangażowanych w sprawę o udzielenie niezbędnych wyjaśnień.

11. Zgłoszenia powinny być rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba że za nadaniem danej sprawie priorytetu przemawia waga lub charakter naruszenia.

§ 6
Rejestr zgłoszeń

1. Mextra sp. z o.o. prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych;

2. Mextra sp. z o.o. jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

3. Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń.

4. Rejestr jest prowadzony w wersji elektronicznej.

5. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

   1. numer zgłoszenia;

   2. przedmiot naruszenia prawa;

   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

   4. adres do kontaktu sygnalisty;

   5. datę dokonania zgłoszenia;

   6. informację o podjętych działaniach następczych;

   7. datę zakończenia sprawy.

6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 7
Weryfikacja i rejestracja zgłoszenia

1. Po odebraniu zgłoszenia, Komórka ds. zgłoszeń naruszeń rejestruje je zgodnie wpisując do rejestru zgłoszeń zgodnie z zasadami opisanymi w § 5 tej procedury oraz powiadamia zarząd naszej spółki z wyjątkiem przypadku, kiedy Zgłoszenie dotyczy Członka Zarządu Mextra sp. z o.o.

2. W przypadkach szczególnie uzasadnionych Komórka ds. Zgłoszeń Naruszeń może odstąpić od poinformowania Zarządu lub przekazać wyłącznie wybrane informacje związane ze zgłoszeniem.

3. W celu wyjaśnienia zasadności Zgłoszenia Komórka ds. Zgłoszeń Naruszeń może w szczególności:

   1. samodzielnie przeprowadzić postępowanie dotyczące tego, czy sprawa dotyczy naruszenia wymienionego w niniejszej procedurze,

   2. zawnioskować do Zarządu Spółki o utworzenie Komisji ds. Rozpatrywania Naruszeń.

4. Komórka ds. Zgłoszeń Naruszeń ma obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

5. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nie przekracza 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia (jeżeli nie podał adresu do kontaktu) wynosi 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności planowane lub podjęte działania następcze i powody podjęcia takich działań

6. Komórka ds. Zgłoszeń Naruszeń i Komisja ds. Rozpatrywania Naruszeń może również korzystać z opinii niezależnych konsultantów wyspecjalizowanych w dziedzinie dotyczącej rozpatrywanego zgłoszenia zachowując poufność danych osobowych osób wymienionych w zgłoszeniu.

7. Wynikiem działań Komisji ds. Rozpatrywania Naruszeń jest sporządzenie raportu określającego w szczególności:

   1. przyczynę i cele powołania Komisji,

   2. czynności podjęte przez komisję, ustalony opis zdarzeń,

   3. ocenę czy stwierdzone zachowania stanowią Naruszenie,

   4. rekomendacje co do dalszego postępowania, w tym działań następczych w rozumieniu Ustawy o ochronie sygnalistów w szczególności względem sprawców Naruszeń.

   5. Raport, o którym mowa w pkt. 7 powyżej jest dokumentem o charakterze poufnym a jego treść może zostać ujawniona tylko Zarządowi naszej spółki.

§ 8
Uprawnienia, kwalifikacje, kompetencje, odpowiedzialność

1. Mextra sp. z o. o. udziela członkom Komórki ds. Zgłoszeń Naruszeń i Komisja ds. Rozpatrywania Naruszeń imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych zgodnie z opisaną w procedurze zakresie.

2. Członkowie obu w/w komórek powinni posiadać wiedzę prawną oraz merytoryczną oraz stosowne kompetencje, aby móc rzetelnie prowadzić całą procedurę oraz działania następcze.

3. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w pkt. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie nadane przez administratora danych osobowych – Mextra sp. z o.o.

4. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

5. Komórka ds. Zgłoszeń Naruszeń i Komisja ds. Rozpatrywania Naruszeń, gdy jest to zasadne, może korzystać z zewnętrznych konsultantów.

6. Za przyjęcie i obsługę korespondencji (w tym anonimizację) zgłoszenia odpowiedzialnym jest Komórki ds. Zgłoszeń Naruszeń

7. Za powołanie bezstronnej Komisji ds. Rozpatrywania Naruszeń odpowiedzialnym jest Zarząd Mextra sp. z o.o.

8. Za nadanie statusu sygnalisty, podejmowanie działań następczych (weryfikację zgłoszenia, komunikację z sygnalistą) odpowiedzialna jest powołana Komisja ds. Zgłoszeń Naruszeń

9. Za decyzję o konsultacji treści naruszenia z kancelarią prawną lub niezależnym ekspertem odpowiedzialna jest Komórka ds. Zgłoszeń Naruszeń

10. Za decyzję o zgłoszeniu naruszenia do organów państwowych / publicznych / jednostek organizacyjnych UE odpowiedzialny jest Zarząd Mextra sp. z o.o.

§ 9
Zgłoszenie zewnętrzne

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

§ 10
Odpowiedzialność dyscyplinarna i karna oraz odszkodowania

1. Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

2. Dokonywanie nieprawdziwych zgłoszeń o wystąpieniu naruszenia, wykorzystywanie zgłaszania Naruszeń w złej wierze lub w sposób uwłaczający Pracownikowi, w szczególności dla celowego zaszkodzenia innej osobie jest niezgodne z i wtedy sygnalista nie korzysta z jakiejkolwiek ochrony prawnej, jak również może powodować wobec osoby dokonującej świadomie nieprawdziwego Zgłoszenia wyciagnięcie konsekwencji prawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

4. Osoba, która dokonując zgłoszenia lub ujawnienia publicznego działa w złej wierze, chce narazić spółkę Mextra na straty podlega odpowiedzialność dyscyplinarnej na podstawie Kodeksu Pracy, Kodeksu Cywilnego lub Kodeksu Karnego.

5. Osoba, która chce, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

6. Jeżeli sprawca czynu określonego w pkt.5stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

7. Osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

8. Jeżeli sprawca czynu określonego w pkt.7. działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

9. Osoba, która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

§ 11
Postanowienia końcowe

1. Mextra Sp. z o.o. zapoznaje pracowników i inne osoby współpracujące z zasadami Procedury organizując szkolenia stacjonarne lub w formie zajęć on line, jak również przekazując informacje dot. zasad niniejszej Procedury w firmowych kanałach komunikacji zgodnie z obowiązującą w spółce kulturą organizacyjną.

2. Nad wdrożeniem i realizacją Procedury nadzór sprawuje Vice Prezes Zarządu Mextra Sp. z o.o. oraz odpowiada za analizę skuteczności podejmowanych działań w ramach Procedury oraz udzielanie wszelkich niezbędnych wyjaśnień w jej obszarze.

3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w naszej spółce.

4. W zakresie nieuregulowanym Procedurą obowiązują postanowienia Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928).

Załączniki

1. Załącznik nr 1 do Procedury zgłaszania naruszeń i zasad ochrony sygnalistów w Mextra Sp. z o.o. – Formularz zgłoszenia

2. Załącznik nr 2 do Procedury zgłaszania naruszeń i zasad ochrony sygnalistów w Mextra Sp. z o.o. – Oświadczenie o bezstronności i poufności

3. Załącznik nr 3 do Procedury zgłaszania naruszeń i zasad ochrony sygnalistów w Mextra Sp. z o.o. - Wzór rejestru naruszeń

4. Załącznik nr 4 do Procedury zgłaszania naruszeń i zasad ochrony sygnalistów w Mextra Sp. z o.o. - Wzór upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych zawartych w zgłoszeniu naruszenia od sygnalisty